Women's Beauty

Nhiệm vụ 4: “Tìm kiếm và lấy thông tin, báo giá của các địa điểm có thể tổ chức được 1 buổi trao giải thưởng cho chuỗi sự kiện Thiên Hạ Đệ Nhất Bang ở nơi em đang ở”

Để tổ chức một buổi trao giải thưởng ở Hà Nội thì rất đa dạng về các địa điểm có thể lựa chọn, ngoài ra có nhiều gói dịch vụ mà bạn có thể lựa chọn từ nhiều các công ty tổ chức sự kiện khác nhau.

Tuy nhiên, tùy vào những đặc điểm của một buổi trao giải thưởng cho chuỗi sự kiện Thiên Hạ Đệ Nhất Bang mà có thể chọn ra được một số địa điểm phù hợp nhất, việc chọn địa điểm thích hợp là một yếu tố quan trọng làm nên sự thành công của sự kiện.

Nói về sự kiện trao giải thưởng Thiên Hạ Đệ Nhất Bang thì có lịch sử khá nổi tiếng, đã ra đời được 10 năm trong bộ game Võ Lâm Truyền Kỳ. Lần tổ chức giải thứ 15 được diễn ra trong thời gian 27/4/-15/6/2014. Kế hoạch sẽ được tiến hành như sau:

Bưới 1: Tìm kiếm và phân tích thông tin.

- Những nguồn tin về chuỗi sự kiện nên tìm từ các nguồn chính thống để đảm bảo về tính chính xác cho việc tổ chức sự kiện.

Đây là thông tin từ trang volam.zing.vn thì có 4 giải đấu tương đương là:

- Vòng đấu bảng (Sau vòng đấu bảng các bang hội được lựa chọn đi vào các giải đấu

- Giải Cao Cấp: gồm 6 bang hội hạng 2(khoảng 300-400 người)

- Giải Siêu Cấp: gồm 6 bang hội hạng nhất (khoảng 300-400 người)

- Trận đấu tôn vinh: gồm 2 bang hội xuất sắc nhất (khoảng 200 người)

Đặc biệt, khi tìm kiếm tư liệu từ các cuộc trao giải trước có một số thông tin cần lưu ý đến bối cảnh và thành phần tham dự như sau:

- Các thành viên tham dự khá đa dạng ở nhiều độ tuổi.

- Có tổ chức ăn tiệc chúc mừng.

- Đây là sự kiện có tiếng vang và có tầm cỡ trong game.

ð Sau khi tìm kiếm được các thông tin về giải đấu thì hoạt động tổ chức sự kiện sẽ cần chú ý đến các thông tin của chuỗi sự kiện như sau:

- Địa điểm chứa được khoảng 350-400 người

- Là khách sạn, nhà hàng lịch sự sang trọng do đây là sự kiện có tiếng vang.

- Có sân khấu rộng rãi.

- Có phục vụ ăn uống tiệc trà, buffe để các game thủ chúc mừng nhau chiến thắng.

- Có ca nhạc giải trí.

ð Dựa trên những tiêu chí trên ban tổ chức sự kiện sẽ tìm kiếm các địa điểm tổ chức buổi lễ.

Bước 2: Hỏi những người có kinh nghiệm tổ chức sự kiện.

Trong bước này thì mình có quen một chị chuyên đi liên hệ đặt địa điểm tổ chức sự kiện, nhưng sự kiện của cơ quan chị chủ yếu là các buổi hội thảo khoa học, chị cũng cho mình một vài chỉ dẫn là các khách sạn lớn ở Hà Nội như: Deawoo, Horison, Grand Plaza…

Chị đặt câu hỏi cho mình là điều quan trọng là chi phí tài trợ để tổ chức là bao nhiêu? Chi phí sẽ quyết định các hoạt động khác được.

Mình cũng đồng ý là như vậy nhưng yêu cầu lúc này là tìm được địa điểm phù hợp với buổi lễ đã , các phần khác tính sau J Ok.

Bước 3: Đăng bài trên facebook.

Mình chỉ chọn đăng bài trên facebook vào các hội nhóm và nhận được chỉ dẫn là :

“Lên mạng mà search em, thiếu gì” :D :D ok

Mình không sử dụng chiêu thức gọi 1080 vì mình thấy nên bỏ qua, sẽ nhận được câu trả lời chung chung hoặc hơi mất thời gian trò chuyện tý, thôi chuyển đến giai đoàn tìm kiếm và quyết định luôn .

Bước 4: Sau khi qua mấy bước trung gian trên, mình cũng vào mạng tìm hiểu thì mình quyết định chọn ra 3 địa điểm và cũng tham khảo giá cả như sau:

Địa điểm 1: Khu biệt thự Tây Hồ, số 8 Đặng Thai Mai- Tây Hồ-Hà Nội.

Hội trường: 18.000.000VNĐ/ngày - sức chứa 200-400 khách

8.500.000VNĐ/ngày - sức chưa 60 -70 khách
9.500.000VNĐ/ngày - sức chứa 80 -120 khách

Bao gồm hệ thống âm thanh, ánh sáng, hoa tươi trang trí và màn chiếu

Giải khát giữa giờ: 30.000VNĐ/lần

Phòng ở: 730.000VNĐ bao gồm thuế ăn sáng và phí dịch vụ

Ăn trưa hoặc ăn tối: 120.000VNĐ/xuất- 200.000đ/xuất

Địa điểm 2: Hilton Hanoi Opera – Số 1 Lê Thánh Tông - Hoàn Kiếm - Hà Nội.

- Hội trường: 12.000.000-1 Ballroom, sức chứa khoảng 600 khách cho tiệc đứng và 350 khách cho tiệc ngồi.

Địa điểm 3: Khách sạn Fortuna: 6B Láng Hạ - Ba Đình - Hà Nội.

Có 2 phòng ở tầng trên và tầng dưới, mỗi phòng chứa được khoảng 400 khách.

Tuy rằng, theo nhận định bản thân số lượng tham dự là 350-400 người nhưng trên thực tế số lượng cố thể lớn hơn, trong khi tổ chức cũng vậy, khi chọn địa điểm nên chọn những địa điểm rộng rãi, thoải mái,có sức chứa lớn hơn một chút để có thể phòng tránh các trường hợp là số lượng gia tăng thêm, để buổi lễ được thoải mái.

Giá cả đặt theo bàn: 6000.000 đồng/ 1 bàn

Ngoài ra còn các chi phí dịch vụ khác.

Tổ chức một sự kiện thì còn nhiều vấn đề phải tính đến và chi tiết hơn nữa. Tuy nhiên mục tiêu ban đầu là tìm địa điểm và báo giá thì mình chọn được 3 địa điểm trên đây, dựa trên những thông tin tìm kiếm về buổi trao thưởng. Hihi.